Das wichtigste über den KI Workshop zum Use-Case-Scouting in Kürze
- Ein globaler Optik-Hersteller mit Vertrieb in über 60 Ländern erarbeitete in einem Halbtages-Workshop mögliche Use Cases für den KI-Einsatz in Vertrieb und Marketing
- Anhand der Parameter Einfachheit der Umsetzung, Relevanz für viele Mitarbeitende, geringes Compliance-Risiko, erhebliche Zeitreduktion und einfach umsetzbar wurden Ideen für KI-Einsatz gescoutet.
- Das Mitarbeiterteam identifizierte in acht konkrete KI Use Cases mit Potenzial.
- Das Ergebnis war eine priorisierte Shortlist konkreter KI Use Cases für Vertrieb, Marketing und Führungsebene.
KI-Workshop zur Identifizierung passender KI Use Cases bei einem internationalen Optik-Unternehmen
Ausgangslage
Das Unternehmen produziert und vertreibt hochwertige Präzisionsobjektive über ein internationales Distributornetz in mehr als 60 Ländern. Der Vertrieb läuft sowohl über einen eigenen Webshop als auch über den Großhandel. Im Hintergrund arbeitet das Team mit Odoo als ERP-System.
In der Praxis bedeutete das: Bestellungen aus dem Webshop wurden manuell in Odoo übertragen. Eingehende E-Mails auf der zentralen info@-Adresse wurden einzeln bearbeitet. Content für unterschiedliche Zielgruppen und Märkte entstand ohne KI-Unterstützung. Die Arbeit war erledigt, aber sie fraß Zeit.
Für diese Pain Points suchte das Unternehmen erste KI Use Cases, die einfach, schnell und kostengünstig umsetzbar sind. Die Ausgangsfrage: Welche KI-Anwendungen passen zu unserem Setup, und wo fangen wir konkret an?
Ziel des KI Scouting Workshops
Das Unternehmen wollte Klarheit darüber gewinnen, welche KI Use Cases zur eigenen Situation passen. Dafür nahm der Workshop die vorhandene Infrastruktur, die Teamkapazitäten und die tatsächlichen Schmerzpunkte im Vertrieb und Marketing als Ausgangspunkt.
Das Ziel war, mögliche Anwendungsfälle scouten, bewerten und in eine erste Prioritätenreihenfolge bringen.
Ablauf des KI Scouting Workshops
Der Workshop umfasste fünf Stunden und war in sechs Phasen strukturiert.
- Phase 1 klärte Erwartungen. Zu Beginn sprach das Team offen darüber, was es von KI-Lösungen erwartet: Effizienz, mehr Zeit für Kernaufgaben und ein realistisches Bild davon, was KI im Vertrieb und Marketing leisten kann.
- Phase 2 war die Ist-Analyse der Vertriebs- und Marketingprozesse. Die Gruppe analysierte systematisch, welche Systeme vorhanden sind, wo Medienbrüche entstehen und welche Aufgaben unverhältnismäßig viel Zeit kosten. Am Ende dieser Phase stand eine Pain-Point-Matrix, die Herausforderungen nach Intensität und Hebelwirkung einordnete.
- Phase 3 war die Zieldefinition. Aus der Ist-Analyse wurden konkrete, messbare Ziele abgeleitet. Wie könnte die Bestellabwicklung beschleunigt werden? Wie lässt sich der manuelle Aufwand bei der E-Mail-Bearbeitung reduzieren? Wie kann Content für über 60 Ländermärkte effizienter entstehen?
- Phase 4, die Potenzialanalyse, war der Kern des Workshops. Nach klaren Kriterien wurden mögliche KI Use Cases entwickelt und bewertet. Die Leitfragen:
– Wo entsteht hoher Nutzen?
– Ist die Umsetzung als Quick Win möglich?
– Lässt sich die Lösung in bestehende Software integrieren?
– Wie hoch ist der realistische Zeitgewinn? - Phase 5 brachte die Roadmap. Die Gruppe wählte die drei wichtigsten Use Cases aus und beschrieb sie konkret: Kurzbeschreibung, Relevanz, erwarteter Nutzen und Wertschöpfungsbeitrag.
- Phase 6 war der Ausblick. Im letzten Teil klärte die Gruppe, welche Schritte direkt umsetzbar sind und wo noch Prüfbedarf besteht, etwa zu Datenverfügbarkeit oder Systemintegration.
Unverbindliches Impulsgespräch
In 30 Minuten ordnen wir Ihren KI-Einstieg ein.
Schildern Sie uns Ihre Pain Points, Ziele, aktuellen Prozesse und Ihr Software-Setup. Gemeinsam klären wir, ob ein KI Scouting Workshop der richtige nächste Schritt für Ihr Unternehmen ist. Wir hören zu, ohne dass im Hintergrund die Uhr läuft.
Welche KI Use Cases wurden identifiziert?
Im Vertrieb zeichneten sich zwei Use Cases als besonders relevant ab.
- Der erste ist ein E-Mail-Agent für eingehende Großhandelsbestellungen. KI liest die Bestellmails, extrahiert Bestelldaten und legt einen Auftragsentwurf in Odoo an. Ein Mitarbeitender prüft und gibt frei. Das Team tippt Bestelldaten nicht länger manuell ab.
- Der zweite ist eine direkte API-Anbindung zwischen dem Shopware-Webshop und Odoo. Neue Bestellungen werden automatisch als Verkaufsauftrag in Odoo geschrieben. KI-Verarbeitung ist dafür nicht erforderlich, weil die Daten bereits strukturiert vorliegen. Die Lösung ist günstiger und technisch zuverlässiger als der erste Use Case und sofort umsetzbar.
Im Marketing wurden drei Potenziale identifiziert.
- Erstens eine KI-gestützte Content-Produktion für Social-Media-Kanäle, die auf unterschiedliche Zielgruppen und Tonalitäten ausgerichtet ist. Die Zielgruppen des Unternehmens sind sehr unterschiedlich, entsprechend braucht es angepasste Ansprache pro Kanal.
- Zweitens ein strukturierter Auswahlprozess für Kooperationspartner: KI bewertet Profile auf Reichweite, Zielgruppenpassung und Engagement.
- Drittens ein E-Mail-Agent für die zentrale info@-Adresse. Er klassifiziert eingehende Nachrichten, priorisiert sie und erstellt erste Antwortentwürfe. Das Team prüft und sendet ab.
Ergebnis des KI-Scouting Workshops
Das Unternehmen erhielt nach dem Workshop ein Ergebnisprotokoll mit acht konkreten KI Use Cases. Jeder Use Case ist beschrieben, nach Aufwand und Nutzen bewertet und mit einer Empfehlung versehen. Das Protokoll nennt, welche nächsten Schritte nötig sind, welche Software bereits vorhanden ist und wo noch Klärungsbedarf besteht.
Das Ziel war Klarheit darüber, was heute möglich ist. Das Unternehmen bekam genau das: eine Grundlage für die nächsten Schritte.
KI Workshop: Nutzen für das Unternehmen
Fazit zum KI Workshop: Das sagt das Team
„Unser KI Scouting Workshop war ein strukturierter Startschuss. In fünf Stunden entstanden konkrete Anwendungsfälle, die zu unserem Unternehmen passen: zur vorhandenen Software, zu unserer Teamgröße und zu den tatsächlichen Engpässen.“
Das Unternehmen stieg mit dem Workshop in eine gezielte KI-Implementierung ein. Das Ergebnis war eine handlungsfähige Shortlist mit klaren nächsten Schritten.
Nächste Schritte für Unternehmen, die einen KI Scouting Workshop planen
Wenn Sie ähnliche Fragen haben wie das Unternehmen in dieser Case Study, ist ein KI Scouting Workshop der richtige erste Schritt. AI SEALS führt den Workshop für Vertrieb, Marketing und Geschäftsführung online und live vor Ort durch. Nehmen Sie Kontakt auf unter info@ai-seals.com oder über das Kontaktformular auf ai-seals.com.
FAQ: KI Scouting Workshop
Was ist ein KI Scouting Workshop?
Ein KI Scouting Workshop ist ein moderiertes Fünf-Stunden-Format, in dem Unternehmen systematisch mögliche KI Use Cases für ihre Abteilungen identifizieren. Ausgangspunkt sind immer die vorhandenen Prozesse, Systeme und Teams.
Für wen eignet sich ein KI Scouting Workshop?
Der Workshop eignet sich für Unternehmen, die KI gezielt und mit überschaubarem Aufwand einführen wollen. Er ist besonders geeignet für Vertrieb, Marketing und Geschäftsführung in kleinen und mittelständischen Unternehmen.
Wie lange dauert ein KI Scouting Workshop?
Ein KI Scouting Workshop dauert fünf Stunden. Das Format kann vor Ort oder remote durchgeführt werden.
Was kostet ein KI Scouting Workshop bei AI SEALS?
Der Workshop wird pauschal abgerechnet. Nähere Informationen auf Anfrage unter info@ai-seals.com.
Was ist der Unterschied zwischen einem KI Scouting Workshop und einer KI-Strategie?
Der Scouting Workshop identifiziert mögliche Use Cases auf Basis der aktuellen Situation. Eine KI-Strategie entwickelt daraus einen langfristigen Plan. Der Scouting Workshop ist der sinnvolle erste Schritt.
Welche Ergebnisse gibt es nach dem Workshop?
Das Unternehmen erhält ein Ergebnisprotokoll mit allen identifizierten Use Cases, einer Priorisierung, konkreten Empfehlungen und empfohlenen nächsten Schritten.
Wie viele Use Cases werden in einem KI Scouting Workshop identifiziert?
Das hängt vom Unternehmen ab. In diesem Projekt wurden acht konkrete Use Cases identifiziert, verteilt auf Vertrieb, Marketing und Geschäftsführung.
Kann ein KI Scouting Workshop ohne Vorerfahrung mit KI durchgeführt werden?
Ja. Der Workshop setzt keine KI-Kenntnisse voraus. Er arbeitet mit dem, was das Team über seine eigenen Prozesse und Herausforderungen weiß.
