KI-Beratung, KI-Training, KI-Richtlinie führen zum erfolgreichen Einsatz von KI
Ausgangssituation
Die Steuerkanzlei beschäftigt aktuell 70 Mitarbeitende, von denen perspektivisch die meisten aktiv mit KI-Lösungen arbeiten sollen. Der Digitalisierungsgrad der Kanzlei ist bereits sehr hoch, Mandatendaten werden ausschließlich in der DATEV-Welt verarbeitet. Erste KI-Erfahrungen wurden bereits gesammelt, geplant sind Pilotprojekte mit der DATEV KI-Werkstatt, Microsoft Co-Pilot 365 Lizenzen, Perplexity Labs, Libra sowie Noxtua.
Zielsetzung und Projektumfang
Die Kanzlei hatte mehrere Projektziele definiert:
- Strategische Ausrichtung: „Innovator sein“ – KI als Teil der Kanzlei-Strategie
- Beziehungsqualität: KI im Hintergrund, damit persönliche Kontakte zu Mandanten gestärkt werden („People first statt AI first“)
- Mitarbeiterbindung: Moderner Arbeitsplatz, höhere Effizienz, spannenderes Arbeitsumfeld
- Effizienz: Optimierung der gesamten Kanzleiorganisation, z. B. Büro-Management und Abläufe.
- Innovation: Aufbau neuer Beratungsfelder für Mandanten, insbesondere KI-Beratung.
KI-Einführung mit mehreren Modulen
Das Projekt gliederte sich in mehrere Module, die aufeinander aufbauen:
Modul 1 – Prozessanalyse & KI-Potenziale
- Durchführung eines KI-Workshops zur Identifikation der Ist-Situation und bestehender Prozesse
- Festlegung klarer Zielstellungen und Erwartungen
- Sammlung erster Ideen für KI-gestützte Verbesserungen
Identifizierte Prozesse für KI-Optimierung:
- Dokumentenanalyse und Belegerkennung
- Recherche und Fristenmanagement
- Mandantenkommunikation (z. B. FAQ-Bot, Portalanfragen)
- Prognosen und Risikobewertungen
- Marketing-Inhalte
- Kanzleimanagement (z. B. Büro-Orga, Terminsteuerung)
Regulatorische Rahmenbedingungen:
Alle Überlegungen wurden bewusst im Einklang mit BRAO / Steuerberatergesetz, AI Act, DSGVO und BDSG konzipiert.
Modul 2 – Entwicklung einer KI-Richtlinie
Damit der KI-Einsatz nachhaltig, transparent und rechtskonform gelingt, wurde eine eigene Kanzlei-KI-Richtlinie erarbeitet. Ziele und Inhalte der Richtlinie:
- Rechts- & Compliance-Sicherheit: Sicherstellung der Einhaltung von berufsrechtlichen Pflichten (BRAO, Steuerberatergesetz), DSGVO, BDSG und EU-AI-Act
Verantwortung & Transparenz: Klare Regeln, wie KI im Kanzleialltag eingesetzt wird. - Akzeptanz schaffen: Orientierung für Mitarbeitende und Argumentationsbasis gegenüber Mandanten.
- Kerninhalte der Richtlinie:
- People First: KI unterstützt, ersetzt aber nicht den persönlichen Kontakt. Entscheidungen bleiben immer in menschlicher Verantwortung.
- Datenschutz & Vertraulichkeit: Striktes Verbot, sensible Mandantendaten in externe KI-Systeme einzugeben. Nutzung nur in DATEV-Umgebung und freigegebenen Tools.
- Einsatzfelder: Zulässige Use Cases (z. B. Belegprüfung, Büro-Orga, Standardtexte) und verbotene Anwendungen (z. B. Emotionserkennung, unkontrolliertes Profiling)
Qualitätssicherung: Jede KI-Ausgabe wird von Mitarbeitenden geprüft („Vier-Augen-Prinzip“). - Transparenz gegenüber Mandanten: Aufklärung, wenn KI bei der Bearbeitung mitwirkt.
- Schulung & Weiterentwicklung: Alle Mitarbeitenden müssen den KI-Führerschein absolvieren. Richtlinie wird jährlich überprüft und angepasst.
Modul 3 – KI-Schulung: „KI-Führerschein“
Parallel wurde als KI-Kompetenzschulung nach EU AI Act Artikel 4 der AI SEALS „KI-Führerschein“ durchgeführt.
Inhalte:
- Grundlagen von KI im Kanzleikontext
- Kanzlei-spezifische Use Cases (Belegprüfung, Mandantenbriefe, Fristen)
- Neue Tools: Co-Pilot 365, Libra, Noxtours (Vorbereitung auf den Start 2025)
- Praxisübungen anhand von realen Kanzleiabläufen
- Datenschutz: Do’s & Don’ts im Umgang mit sensiblen Daten
- KI-Technologie, KI-Ethik
Ergebnis: Die Mitarbeitenden gewannen Sicherheit im Umgang mit KI und sahen die Chancen klarer als die Risiken – ein Effekt, den auch Studien bestätigen
Erfolgsfaktoren
- People First: KI wurde bewusst als Unterstützung eingeführt, nicht als Ersatz.
- Schrittweises Vorgehen: Erst Workshop, dann Richtlinie, dann Training.
- Regulatorischer Rahmen: Von Anfang an auf BRAO, AI Act, DSGVO, BDSG abgestimmt.
- Strategische Erweiterung: KI nicht nur für interne Effizienz, sondern auch als neues Beratungsfeld für Mandanten.
KI-Beratung für Kanzleien
KI in der Steuerkanzlei effizient einsetzen
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KI-Beratung anfragenÜbersicht KI-ServicesFazit
Die Fallstudie zeigt, wie eine moderne KI für Steuerkanzleien pragmatisch, rechtssicher und menschenzentriert eingeführt werden kann. Mitarbeitende sind entlastet, die Qualität der Arbeit steigt. Mandanten erleben einen spürbaren Mehrwert durch schnellere, intelligentere Services. Die Kanzlei positioniert sich als innovativer Arbeitgeber und strategischer Partner, der KI-Kompetenz auch aktiv an Mandanten weitergibt.
