Cloud Mandantenportal: Die Ausgangslage
Die beauftragende Kanzlei betreut zahlreiche Mandanten mit komplexen Projekten und einer großen Menge vertraulicher Dokumente.
Die bisherigen Herausforderungen:
- Dokumente kamen auf Papier
- Dokumente gingen verteilt per E-Mail ein, oft unverschlüsselt
- Mandanten fragten häufig nach dem Bearbeitungsstand
- Hoher Zeitaufwand für Rückfragen und Statusmeldungen
Um diese Probleme zu lösen, entschied sich die Kanzlei für ein zentrales, sicheres Mandantenportal in der Cloud.
Zielsetzung des Projekts
Das Projekt hatte drei Kernziele:
- Sichere Dokumentenverwaltung: Mandanten sollen vertrauliche Unterlagen direkt und verschlüsselt hochladen können.
- Transparente Projektübersicht: Mandanten erhalten jederzeit Einblick in den aktuellen Bearbeitungsstatus ihrer Fälle.
- Effiziente Kommunikation: Alle projektbezogenen Nachrichten, Dateien und Statusupdates sollten an einem Ort dokumentiert sein.
Lösung: Das Nextcloud-Mandantenportal
Das von AI SEALS entwickelte Portal bietet den Mandanten der Kanzlei eine zentrale Plattform mit folgenden Funktionen:
- Sichere Dokumentenablage
- DSGVO-konforme Speicherung
- Mandanten können Dokumente verschlüsselt hochladen
- Berechtigungen und Rollensteuerung garantieren, dass nur autorisierte Personen Zugriff haben
2. Projektstatus in Echtzeit
- Jeder Mandant sieht den Bearbeitungsstand seiner laufenden Projekte
- Fortschrittsanzeigen und Statusmeldungen auf einen Blick
- automatische Benachrichtigungen bei Änderungen
3. Zentrale Kommunikation
- Alle projektbezogenen Nachrichten werden über das Portal geführt
- Vollständige Dokumentation aller Kommunikation – revisionssicher
Digitalisierung und Automatisierung
Individuelle Softwarelösungen
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Digitalisierungsprojekt anfragenBenefit für die Kanzlei
Die Einführung des Mandantenportals führte zu spürbaren Verbesserungen:
- Zeitersparnis in der Kommunikation: Weniger Rückfragen, da der Status jederzeit transparent abrufbar ist
- Effizienzsteigerung: Projektleiter und Anwälte haben jederzeit Überblick über alle laufenden Fälle
- Analysefähigkeit: Projektfortschritt und Ressourcenauslastung sind messbar und auswertbar
- Mandantenzufriedenheit: Transparente Abläufe und schnelle Reaktionszeiten steigern Vertrauen und Loyalität
Nächster Schritt: KI-gestützter Chatbot
Die Kanzlei plant als Erweiterung einen KI-gestützten Chatbot, der direkt ins Portal integriert wird.
- Mandanten können ihre Fragen rund um Dokumente und Projektstatus direkt an den Bot richten
- Der Chatbot greift auf freigegebene Wissensquellen zurück und beantwortet wiederkehrende Fragen automatisiert
- Das Kanzleiteam wird entlastet und kann sich stärker auf die eigentliche Arbeit konzentrieren
Fazit
Das Nextcloud-basierte Mandantenportal hat der Kanzlei einen klaren Wettbewerbsvorteil verschafft:
- sicherer Umgang mit sensiblen Daten
- transparente Projektkommunikation
- spürbare Effizienzgewinne.
Mit der geplanten Erweiterung durch einen KI-Chatbot wird das Portal den nächsten Innovationsschritt gehen – hin zu noch mehr Automatisierung und smarter Mandantenbetreuung.
