Aufgaben mit KI automatisieren? Sie brauchen nur die richtigen Prompts. Und diese 5-Schritte-Anleitung
1. Brainstorming: Sammeln Sie Ihre Zeitfresser
Notieren Sie alle Aufgaben, die sich wiederholen, Zeit fressen oder einfach nur nerven. Typische Beispiele:
E-Mails mit immer gleichem Wortlaut
Formatieren von wöchentlichen Reports
Manuelles Schreiben von Social-Media-Posts
Veraltetes Aktualisieren von Excel-Tabellen
Faustregel: Wiederholt sich’s? → Automatisierbar!
2. Wählen Sie eine Aufgabe aus
Fangen Sie klein an. Eine Aufgabe genügt, wenn sie:
mindestens 30 Minuten pro Woche kostet
einem klaren Muster folgt
Ihnen regelmäßig die Laune verdirbt
Warum? Kleine Erfolge motivieren zum Dranbleiben.
3. KI fragen: „Wie kann ich diese Aufgabe automatisieren?“
Ein einfacher Prompt an ChatGPT, Claude oder Perplexity könnte lauten:
- „Wie kann ich folgende Aufgabe mit GPT automatisieren: [AUFGABE]? Zeig mir Schritte, Tools und einen Beispiels-Prompt.“
Noch besser:
- „Ich mache [AUFGABE] so: [DETAILS]. Hilf mir, das zu automatisieren. Bitte mit Tools, Links und Prompt-Beispielen.“
Mögliche Tools:
KI-Software legal im Büro anwenden
KI-Training: Aufgaben im Büro mit KI automatisieren
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Jetzt anfragen4. Testen, anpassen, verbessern
Kopieren Sie den KI-Vorschlag, testen Sie und justieren Sie iterativ Ihren Prompt, wenn nötig:
Ist das Ergebnis hilfreich?
Sind die Tools verfügbar und nutzbar?
Spart es wirklich Zeit oder erzeugt es neue Probleme?
Tipp: Feedback an die KI geben: „Das war zu kompliziert – gib mir eine einfachere Version.“
5. Next-Level: Eigener Automatisierungs-Bot
Wer mehr will, baut sich ein Custom-GPT:
Benennen Sie den Bot nach der Aufgabe (z. B. „Bericht-Generator“)
Fügen Sie den bewährten Prompt ein
Optional: Daten hochladen, Beispiele testen
Auch Google bietet mit „Gems“ in Gemini eine ähnliche Funktion:
Gemini erstellen
Ergebnis: Ein persönlicher Automatisierungshelfer, der Ihre Zeitfresser erledigt.
Unser Fazit
Viele Büroaufgaben lassen sich mit KI deutlich effizienter gestalten. Wer den Mut hat, klein anzufangen, kann mit wenig Aufwand spürbare Zeitgewinne erzielen. Der Schlüssel: konkrete Prompts, passende Tools und iteratives Testen.
Jetzt sind Sie dran: Welche Aufgabe nervt Sie am meisten? Probieren Sie es aus!
Unser Team hilft gerne bei der Automatisierung Ihrer Büroprozesse – im kostenlosen Erstgespräch. Schreiben Sie uns einfach!
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